Jak udělat ten nejlepší web pro konferenci nebo festival

Weby konferencí, festivalů a dalších eventů opakujícího se charakteru jsou živoucí organismy. Málokdo potřebuje být schopný tak flexibilně reagovat na všechny změny, které s sebou pořádání akcí většinou nese. Jak vypadá cyklus webu pravidelného eventu? Na co všechno by měl umět zareagovat, co by na něm nemělo chybět a jak ho postavit tak, aby té každoroční práce bylo co nejméně?

Jak probíhá cyklus konference? Připravte se na všechny fáze

Organizátoři eventů dobře ví, že mají na starosti tvorbu něčeho, co se neustále mění pod rukama. A na tyto ustavičné změny je dobré být řádně připraven. Pokud stojíte úplně na začátku, zohledněte svou situaci při výběru webového řešení a jeho dodavatele. Tento požadavek mu zdůrazněte, protože pokud vámi vybraný nástroj nebude dostatečně flexibilní, čeká vás patrně rok plný zbytečné bolesti a nepříjemných situací. Pokud ale máte dobrý základ, můžete se bez starostí pustit do příprav!

1. Před akcí

Co řešíte: Všechno.

Tohle je určitě nejnabitější období plánování každé konference či festivalu. Máte před sebou spoustu práce. Od oslovování partnerů, přes hledání zbývajících řečníků a vystupujících, až po rozjíždění marketingových kampaní pro prodej vstupenek. Jak se z toho nezbláznit? Rozdělte si vše na jednotlivé fáze.

Postupně odkrývejte potvrzené řečníky. Rozdělte prodej vstupenek podle ceny na více termínů. Tím získáte během prodeje několik příležitostí pro komunikaci časově omezené zvýhodněné nabídky. Ta může být tím správným impulsem ke spontánnímu nákupu. Důležití jsou samozřejmě i sponzoři. Vyhraďte jim na webu dostatek prostoru. Snadno a rychle doplňujte nové. Představení balíčku pomůže potenciálním podporovatelům zorientovat se v tom, jakou pomoc a v jaké formě zrovna hledáte.

V okamžiku spuštění marketingové kampaně už byste měli mít vymyšlený a zrealizovaný systém registrací či nákupu lístků. Dejte si záležet na cílové stránce, kam návštěvníky z kampaní vodíte. Vytvořte si jednoduchou landing page pouze k potřebám kampaně, která nerozptyluje žádným nadbytečným obsahem a vede návštěvníky rovnou k akci.

2. Během akce

Co řešíte: Fuckupy.

Ještě před začátkem se na poslední chvíli ujistěte, že jsou všechny informace na stránkách aktuální a přesné, ať předejdete zbytečným komplikacím. Během akce budete pravděpodobně potřeba na jiných frontách a času na jakékoli další věci moc nebude. Sem tam se ale nějaký ten fuckup bohužel stane a vy na něj budete muset zareagovat. Změna v programu? Problém se sponzorem? Přesun akce na jinou lokalitu? To všechno byste měli být schopni na webu komunikovat v řádu minut. Návštěvníci ocení aktuální informace. Nepodceňte ani případnou krizovou komunikaci. Je lepší být připraven na různé scénáře a nastavit pro tyto případy včas pravidla pro celý tým. Štěstí přeje připraveným.

3. Po akci

Co řešíte: Jaké to bylo a jaké to bude.

To je většinou období vyhodnocování a bilance. Jak se konference nebo festival povedly, jestli splnily svůj účel, jestli přišel dostatek návštěvníků… Na web si v tuhle chvíli uživatelé většinou přichází prohlédnout fotografie z akce, případně zjistit první informace o příštím ročníku. Určitě je potěší i poděkování za účast z úst organizátorů. Vždy je dobré si budovat komunitu kontaktů pomocí jednoduchého formuláře na sběr e-mail. Můžete uživatelům jeho prostřednictvím nabídnout třeba přednostní upozornění na spuštěný prodej lístků. Kontakty však můžete využít k vaší obecné celoroční komunikaci.

A jedno kolečko máte za sebou, gratulujeme! Organizátoři pravidelných akcí ale ví, že práce nikdy není u konce, a tak se brzy můžete zase uchýlit k bodu číslo jedna.

2. Prodej vstupenek

Jasné a jednoduché rozhraní pro nákup vstupenek či registraci zvyšuje konverzní poměr. Pokud potřebujete přehled návštěvníků, můžete na webu udělat registrační formulář, po jehož odeslání přijde dotyčnému e-mail s pokyny k zaplacení převodem či QR kódem. Samozřejmě je možné nechat návštěvníka projít nákupním procesem rovnou na webu či přidat na stránky embed kód od platformy třetí strany, která se na prodej lístků přímo specializuje, např. GoOut.cz.

3. Program konference

Přehledný program je nezbytností. Pro rychlejší orientaci dobře poslouží možnost filtrování podle tématu. Myslete i na to, že spousta návštěvníků bude program prohlížet na svém mobilním telefonu. Bez dobré responzivní verze to dnes již nejde.

4. Informace o dopravě a dostupnosti

Podrobný průvodce, jak se na místo konání dostat, včetně informací o veřejné dopravě, parkování a dostupnosti pro osoby se speciálními potřebami, je nezbytný. 33 % návštěvníků událostí považuje tuto informaci za klíčovou při plánování návštěvy.

5. Časté otázky (FAQ)

Sekce FAQ pomáhá snížit počet dotazů na zákaznickou podporu a zlepšuje uživatelskou zkušenost tím, že poskytuje odpovědi na běžné otázky, jako jsou detaily o parkování, stravování a způsoby účasti. To zefektivňuje plánování účastníků a snižuje možný stres.

6. Jazykové mutace

Pro mezinárodní konference je esenciální mít web dostupný v několika jazykových verzích. To znamená, že účastníci z různých zemí se budou cítit vítáni a informace budou pro ně srozumitelné. Studie od CSA Research ukazuje, že 72 % uživatelů internetu dává přednost nákupu produktů s informacemi v jejich rodném jazyce.

7. Galerie a zpětná vazba

Sekce s fotografiemi či videy z minulých událostí a možností zanechat zpětnou vazbu nejenže ukazuje dynamiku a úspěch předchozích konferencí, ale také podporuje budoucí účast.

8. Sociální média a sdílení

Integrace sociálních médií, umožňující účastníkům sdílet obsah a zapojit se do diskusí, posiluje komunitní aspekt konference. Podle dat, sdílení na sociálních médiích může zvýšit povědomí o události až o 24 %.

9. Podpora a kontakt

Snadno dostupné kontaktní informace a online podpora zajišťují, že účastníci mohou rychle vyřešit jakékoli problémy, které mohou nastat před nebo během události.